Processo Voltrucks — Catálogo, Orçamento, Estoque por Filial e Compras

Confiança: OK confirmado DEF/INF definido/inferido ? a confirmar

Insumos: 3 áudios da reunião (Joel processo, Posto Tabocão 52) + o documento do sistema atual (Orçamento de Compra / Reposição de Estoque). O objetivo é desenhar o processo de forma clara para validar com a Voltrucks antes de implementar o módulo no sistema novo.

Definições de direção (Lucas, 24/06 — a validar): a OS é o checklist evoluído (peças orçadas dentro do checklist); começar só por Rio Preto (modelo já por filial); margem travada por permissão de admin; reserva até cancelar/concluir a OS; não emite NF (XML no backlog); pedido por e-mail/WhatsApp com botão de mensagem clara; marcas livres; import da planilha de fornecedor já no v1, com de-para passo-a-passo.

Atores

Ator	Papel
Cliente / Frota	Dono dos caminhões (ex.: Posto Tabocão). Aprova o orçamento.
Mecânico	Avalia, fotografa, monta o que precisa (laudo/checklist).
Renato	Leva a requisição de peças ao comprador.
Joel	Comprador / gestor de estoque: cotação, compra, entrada/saída, margem.
Eliane	Recebe a lista de reposição e toca a compra. INF
Diretor / Gerente	Autonomia para alterar margem. ?
Fornecedores	Pacaembu, Colombo, Volvo, Kainbu, Palmaster…

Documento do sistema atual

Orçamento de Compra nº 000170 — Reposição de Estoque. Fornecedor Pacaembu Autopeças, peças Volvo (retentores, sensor de turbo, reservatório), total R$ 2.178,54, pago no cartão Banco do Brasil.

Filiais: hoje o estoque é gerido só na matriz (Rio Preto); o Joel compra para Rio Preto e Urânia e quer agregar Urânia depois. ~1.000 itens; pretendem começar com contagem de estoque do zero.

1. Fluxo atual (AS-IS) — ponta a ponta

Processo manual e fragmentado: planilha Excel para cotar, orçamento no legado, compra "na raça", entrada de nota separada do fluxo da OS.

Como o Joel monta o orçamento hoje: o mecânico avalia + fotografa e abre a OS; o Joel adiciona as peças. Para o preço, consulta uma planilha própria de catálogos de fornecedores (fornecedor → item → preço) — é essa planilha que vamos trazer para o sistema.

flowchart TD
    A([Caminhão chega]) --> B[Mecânico avalia + fotografa
monta o que precisa = laudo/checklist]
    B --> C[Renato leva a requisição
de peças ao Joel]
    C --> D[Joel lança peças numa
planilha Excel - cotação]
    D --> E[Compara fornecedores,
marcas e valores]
    E --> F{Tem em estoque?}
    F -- Sim --> G[Reserva: separa fisicamente
as peças para a OS]
    F -- Não --> H[Monta orçamento
escolhe peças + ajusta margem]
    G --> H
    H --> I[Envia orçamento ao cliente]
    I --> J{Cliente aprova?}
    J -- Não --> X([Fim - não autorizado])
    J -- Sim --> K[Autorização de serviços e peças]
    K --> L{Precisa comprar?}
    L -- Não --> R[Vira Ordem de Serviço
baixa peças do estoque]
    L -- Sim --> M[Reabre cotação, separa por fornecedor
gera pedido de compra por fornecedor]
    M --> N[Envia pedido ao fornecedor
e-mail / WhatsApp / grupo]
    N --> O[Recebe nota fiscal
em mãos ou e-mail]
    O --> P[Baixa o XML, importa no sistema
confere com o orçamento]
    P --> Q[Dá ENTRADA no estoque
pagamento: cartão Banco do Brasil]
    Q --> R
    R --> S[Serviço executado]
    S --> T([Faturamento e margem da OS])
    

Sub-fluxo: reposição de estoque (sem OS)

flowchart LR
    A([Estoque base atinge mínimo]) --> B[Reposição separada
por fornecedor A/B/C]
    B --> C[Salva em PDF e envia ao grupo
Eliane: comprar essas peças]
    C --> D[Pedido de compra por fornecedor]
    D --> E[Nota fiscal + XML anexado ao pedido]
    E --> F([Entrada direta no estoque
sem OS])
    

2. Dores atuais

3. Fluxo proposto (TO-BE v1) — sistema novo

O checklist é a OS: o mecânico abre o checklist (avalia + fotografa) e o Joel adiciona as peças orçadas dentro dele, escolhendo item + marca + fornecedor (preço vem da tabela do fornecedor). O orçamento não baixa estoque; só a conclusão da OS baixa. Margem travada por permissão de admin. Pedido ao fornecedor por botão (e-mail/WhatsApp).

flowchart TD
    subgraph OS[Checklist = Ordem de Serviço]
      A([Caminhão chega]) --> B[Mecânico abre o checklist
avalia + fotografa]
      B --> C[Joel adiciona peças ao orçamento
dentro do checklist]
      C --> D[Escolhe item + marca + fornecedor
preço vem da tabela do fornecedor]
      D --> E{Tem no estoque da filial?}
      E -- Sim --> F[RESERVA na filial
fica reservado até cancelar/concluir]
      E -- Não --> G[Marca para compra]
      F --> H[Margem travada
só admin/gerente altera]
      G --> H
      H --> I[Envia orçamento ao cliente]
      I --> J{Cliente aprova?}
    end
    J -- Não --> X([Fim - não autorizado])
    subgraph CMP[Compra - se faltar peça]
      J -- Sim, falta peça --> K[Botão: pedido por fornecedor
e-mail/WhatsApp - mensagem clara]
      K --> L[Recebe peça + nota
entrada no estoque da filial]
    end
    subgraph EXE[Execução e baixa]
      J -- Sim --> M[OS aprovada - em execução]
      L --> M
      M --> N[Conclui a OS
BAIXA as peças do estoque]
      N --> O([Margem realista da OS])
    end
    

Fora do v1 (backlog): entrada de nota por XML automático, validação de nota por IA, relatórios (mais vendidos / parados / ponto de reposição), cotação tipo portal (estilo Colombo) e expansão de filiais (Urânia, Catanduva).

Em estudo (pedido do Joel): consulta de XML de entrada direto na Receita/SEFAZ — puxar automaticamente as NF-e de compra emitidas contra o CNPJ da Voltrucks. Requer certificado digital A1 do CNPJ; viabilidade técnica em avaliação.

Ciclo de vida do item no estoque (reserva → baixa)

stateDiagram-v2
    [*] --> Disponivel: entrada (compra/reposição)
    Disponivel --> Reservado: peça entra no orçamento da OS
    Reservado --> Disponivel: OS cancelada (libera)
    Reservado --> Baixado: OS concluída (baixa)
    Baixado --> [*]
    Disponivel --> Disponivel: abaixo do mínimo gera reposição
    

Reserva dura até cancelar ou concluir a OS — não há expiração por tempo.

Checklist vira Ordem de Serviço

Dentro do mesmo checklist (que já tem inspeção de 24 itens, problemas e fotos) passa a existir um orçamento de peças (linhas: item, marca, fornecedor, qtd, custo, margem, venda, subtotal), um status de OS (rascunho → orçamento → aprovado → em execução → concluído/cancelado) e a baixa de estoque ao concluir. O laudo/fotos do mecânico seguem sendo a base.

Tabelas de fornecedor + import da planilha (de-para)

A planilha de catálogos do Joel vira tabelas de preço de fornecedor. No import, as linhas vêm como "Sensor de pressão marca X" + código do fornecedor, e o sistema precisa casar com o item+marca do catálogo — por isso há um passo de relacionamento (de-para) que fica memorizado pelo código do fornecedor.

flowchart TD
    A([Upload da planilha do fornecedor
XLSX/CSV]) --> B[Sistema lê as linhas:
descrição, código fornecedor, preço]
    B --> C{Código do fornecedor
já mapeado?}
    C -- Sim --> D[Casa automático com
item + marca do catálogo]
    C -- Não --> E[Passo de relacionamento:
Joel liga a linha a um item+marca
existente OU cria novo]
    E --> F[Salva o mapeamento
código fornecedor para item+marca]
    D --> G[Atualiza a tabela de preço do fornecedor]
    F --> G
    G --> H([Próximas importações casam sozinhas])
    

Componentes externos — peça que sai para terceiro

Algumas peças precisam de serviço de terceiro (retífica, usinagem, motor) antes de voltar para a OS. É o inverso da compra: aqui a peça sai e precisa voltar. Hoje o Joel controla isso numa planilha paralela (Controle de Componentes Externos); no sistema novo vira uma central vinculada à OS que bloqueia a conclusão até o retorno do terceiro.

flowchart TD
    A[Identifica peça que precisa
de serviço de terceiro] --> B[Cria requisição
componente + serviço + prioridade]
    B --> C[Escolhe terceiro
retífica/usinagem/motor]
    C --> D{Cliente autoriza
o orçamento do serviço?}
    D -- Não --> X([Cancelado / não autorizado])
    D -- Sim --> E[ENVIA a peça
registra coleta + data]
    E --> F[Acompanha status na central
aguardando ... ag. chegada]
    F --> G[RETORNA a peça
data de retorno]
    G --> H[[Libera conclusão da OS]]
    F -. enquanto pendente .-> BLK[/OS NÃO fecha enquanto houver
componente externo em aberto/]
    

Central (campos da planilha do Joel): data solicitação · REQ. · OS / OS do fornecedor · cliente · setor/filial · componente · serviço · terceiro · status (aguardando → autorizado → enviado → ag. chegada → finalizado) · coletado? · data de retorno · valor R$ · forma de pagamento · prioridade · garantia · observações.

4. Modelo: item único + marcas + estoque por filial

Requisito central: um cadastro de item mostrando as marcas dentro (original, paralela…), com quantidade por marca e estoque separado por filial. Entrada pela marca; código do fornecedor vinculado para "casar" a nota.

erDiagram
    CATALOG_ITEM ||--o{ ITEM_BRAND : "tem marcas (livres)"
    CATALOG_ITEM ||--o{ STOCK : "estoque por filial"
    ITEM_BRAND ||--o{ STOCK : "por marca"
    FILIAL ||--o{ STOCK : "possui"
    ITEM_BRAND ||--o{ SUPPLIER_PRICE : "preço por fornecedor"
    SUPPLIER ||--o{ SUPPLIER_PRICE : "fornece"
    CATALOG_ITEM {
        text nome
        text codigo_interno "código interno (cliente)"
        text sku "id do sistema"
        text grupo
        numeric margem_padrao
        text localizacao
    }
    ITEM_BRAND {
        text marca
        numeric preco_custo
    }
    STOCK {
        uuid filial_id
        numeric quantidade
        numeric quantidade_minima
    }
    SUPPLIER {
        text nome
        text contato
    }
    SUPPLIER_PRICE {
        text codigo_fornecedor
        numeric preco
    }
    

Marcas livres/dinâmicas. O código do fornecedor é a chave que liga a peça à tabela de preço do fornecedor (e ao de-para da importação).

Três códigos, não confundir: código interno (do cliente, livre, vira coluna pesquisável na tela) · SKU (id do sistema) · código do fornecedor (chave do de-para da importação). O cliente pediu o código interno como coluna.

Visão de estoque com colunas configuráveis

Resolve a dor #4 (poluição visual). O usuário alterna entre um modo consulta rápida (poucas colunas — código interno, nome, qtd, localização) e um modo detalhado (marcas, custo, margem, fornecedor, mínimo), mostrando ou ocultando os campos que quer ver — a preferência fica salva. Mesma lista, menos ruído quando o objetivo é só conferir o saldo.

5. Definições do Lucas (24/06) — a validar com o cliente

Em aberto a validar com o Joel: como ele prefere fazer o de-para na importação (em lote, um a um, com sugestões automáticas?).

Anexos

• Transcrições completas: transcricoes/joel_processo.txt, posto_tabocao_52_3.txt, posto_tabocao_52_2.txt
• Documento do sistema atual: orcamento-compra-exemplo.png
• Controle de Componentes Externos (origem da §4.4): transcricoes/Controle_Saida_Colaboradores.xlsx
• Versão markdown: processo-voltrucks.md